Administratief en Financieel VvE Beheer

Administratief en Financieel VvE Beheer omvat de volgende activiteiten:

  • opstellen en bijwerken van het register van eigenaars en gebruikers;
  • opstellen van een (concept-) jaarbegroting;
  • opstellen en actualiseren van de meerjarenbegroting bij aanwezigheid van een meerjarenonderhoudsplan (zie module C);
  • berekenen en incasseren van de voorschotbijdragen;
  • voor betaling aanbieden van facturen;
  • voeren van de boekhouding;
  • opstellen van de (concept-) exploitatierekening;
  • opstellen van de (concept-) balans;
  • berekenen van de definitieve bijdragen;
  • incasseren, terugbetalen of reserveren van het exploitatiesaldo;
  • opstellen van een incassoprocedure;
  • informeren en adviseren van het Bestuur;
  • archiveren van de stukken.

Het bestuur dient jaarlijks een (concept-) begroting aan de ledenvergadering voor te leggen.
Eventuele wijzigingen door de ledenvergadering gewenst dienen te worden aangebracht.
Vervolgens wordt voor elk lid de voorschotbijdrage voor het volgende jaar vastgesteld.

De begroting omvat o.a. de volgende posten:

  • bestuurs- en algemene kosten;
  • energiekosten;
  • kosten voor schoonmaak en klein onderhoud;
  • opstal-/glasverzekering;
  • wettelijke aansprakelijkheid (WA) verzekering;
  • bestuurdersaansprakelijkheid;
  • dotatie aan reservefonds voor groot onderhoud;
  • berekening voorschotbijdragen per appartement.

Het bestuur dient jaarlijks een begroting aan de ledenvergadering voor te leggen op basis waarvan voor elk lid de voorschotbijdrage voor het volgende jaar wordt vastgesteld.

Servicekosten zijn kosten die voor gezamenlijke rekening komen. De hoogte van de servicekosten is ondermeer afhankelijk van de volgende kenmerken van het appartementen gebouw:

  • de aard en omvang van het gebouw (het aantal appartementen, lift, parkeergarage, tuin, dakconstructie e.d.)
  • de ouderdom;
  • de staat van onderhoud;
  • de gevormde/te vormen reserveringen.

Elk lid draagt op basis van het breukdeel uit de splitsingsakte bij in de servicekosten.

Met ingang van 1 mei 2005 is de wettelijke regeling voor appartementsgebouwen aangepast.

Dit houdt o.a. in de verplichting voor elke VvE om een onderhoudsfonds te vormen voor toekomstig groot onderhoud.
Bij verkoop van het appartement zal de hoogte van het reservefonds mede bepalend zijn voor de verkoopwaarde.
De exploitatierekening geeft een jaarlijks overzicht van de inkomsten en uitgaven van de VvE.
Vergelijking met de vooraf vastgestelde begroting geeft inzicht in de mate waarin het bestuur er in is geslaagd om de kosten te beheersen.
Daarom is de exploitatierekening de verantwoording van het bestuur aan de leden betreffende de besteding van de financiële middelen.
Een exploitatietekort zal door de leden aangezuiverd moeten worden, een overschot kan worden uitgekeerd aan de leden of extra worden toegevoegd aan de onderhoudsreserve of aan het vermogen van de VvE.
De inkomsten omvatten voornamelijk de periodieke bijdragen (servicekosten) van de leden en de rente opbrengsten van de spaarrekening (potje van het onderhoudsreservefonds).
De uitgaven omvatten onder andere de kosten voor onderhoud, de reserveringen en de verzekeringspremies.

De balans is een overzicht van de bezittingen en schulden van de VvE. Het verschil tussen de bezittingen en schulden is het kapitaal of vermogen van de VvE inclusief het saldo van de exploitatierekening.